Las actividades diarias las empresas como parte del trabajo diario generan una importante cantidad de información tanto física como digital, la cual en la gran mayoría de los casos, no se administra de forma integrada en ninguno de los procesos corriendo el riesgo que independiente del soporte, está se vea afectada al tal punto de poderla perder. Comúnmente en una organización se tenga que capturar, almacenar y recuperar documentos todos los días siendo una actividad que se realice sin una planeación estratégica que le otorgue beneficios a la empresa y ayude al proceso organizacional.

¿Cómo podemos resolverlo?,  para darle una solución óptima a este problema de administración existe a la Gestión documental, debemos tener en cuenta la legislación y recomendaciones que nos brinda las entidades públicas y privadas especializadas en el manejo de la información, ésta consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos utilizando un conjunto de tecnologías y técnicas que logran mejorar la organización de la información durante todo el ciclo de vida de los documentos desde su creación o recepción, hasta su disposición final.

Para hacer de la Gestión Documental parte importante de la entidad, tenemos que integrar el Pinar (Plan Institucional de Archivo y Gestión Documental) al plan institución, creando espacios de concientización y adaptación, creando instrumentos que brinden una mejora continua de la memoria institucional y la importancia que tiene está.

Ventajas de la Gestión Documental para las empresas

La gestión documental es pieza fundamental en el crecimiento y el desarrollo de una empresa, existen diferentes tipos de soluciones y/o software que permiten que se obtengan muchos más beneficios, dentro de su implementación se encuentran los siguientes:

  • Digitalización de la información:¿Las empresas dirán adiós al uso del papel? ¡No!, pero si se va a reducir en la mayor cantidad posible contribuyendo a reducción del espacio físico y ahora se puede manejar toda la información digital para una conservación segura y una rápida localización.
  • Información agrupada en un mismo lugar: este es uno de los principales beneficios, ya que las empresas podrán concentrar su información en un solo lugar ya sea en su servidor local o en la nube sin importar de qué área o proceso se generó dicha información.
  • Privacidad de la información:El hecho que los documentos estén centralizados no significa que todos los colaboradores puedan tener acceso a toda la información de la empresa, teniendo en cuenta los flujos de trabajo, el perfil y/o cargo de la persona, el ciclo de vida del documento y el procedimiento estipulado, un gestor documental puede personalizarse a las necesidades de la organización y dar accesos restringidos manteniendo así la privacidad de la información.
  • Seguridad de la información:La seguridad de la información es uno de los temas que más preocupa a las empresas, pero manteniendo los documentos resguardados en archiveros bajo llave no es precisamente la mejor manera de hacerlo, con ello se corre el riesgo de robos, eventualidades como un incendio, un temblor o una inundación, contaminación por plagas y desaparición por roedores. Por lo que un  buen sistema de gestión documental resolverá ese problema, al mantener la información en un servidor local o en la nube, manteniendo siempre una copia de seguridad sin importar que los equipos de cómputo o las instalaciones de la organización sufran algún daño porque la información permanecerá segura.
  • Optimización del flujo de trabajo:la gestión documental ayudará a que los procesos de trabajo sean más eficientes, se le podrá dar más seguimiento a las tareas e incluso se podrán crear grupos especiales que tengan la necesidad de compartir información regularmente favoreciendo así la búsqueda de información y la colaboración.
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